Software entwickeln lassen — was es wirklich kostet (2026)
Die ehrliche Antwort: Es kommt drauf an — aber hier sind konkrete Zahlen
Jeder, der "Was kostet Softwareentwicklung?" googelt, bekommt die gleiche unbefriedigende Antwort: "Es kommt drauf an." Das stimmt — aber es hilft niemandem. Deshalb hier konkrete Zahlen aus der Praxis.
Die vier Wege zu eigener Software
1. Klassische Software-Agentur
Die traditionelle Route: Sie briefen eine Agentur, es gibt Workshops, Konzepte, Angebote, und nach 3-6 Monaten haben Sie Ihre Software.
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Konzeption & Workshops | €5.000 - 15.000 |
| Entwicklung | €30.000 - 150.000+ |
| Projektmanagement | 15-20% on top |
| Wartungsvertrag | €1.000 - 3.000/Monat |
| Gesamt Jahr 1 | €50.000 - 200.000+ |
Stundensätze: €120-180/h in Deutschland, €80-120/h bei Nearshore-Teams.
Vorteil: Professionell, planbar, etablierte Prozesse.
Nachteil: Teuer, langsam, nach Projektende beginnt das Wartungsproblem. Jede Änderung ist ein neues Projekt.
2. Freelancer / Einzelentwickler
Günstiger als eine Agentur, aber mit eigenen Risiken.
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Entwicklung | €15.000 - 60.000 |
| Wartung | Auf Zuruf, €80-150/h |
| Gesamt Jahr 1 | €20.000 - 80.000 |
Vorteil: Günstiger, direkte Kommunikation, schnelle Entscheidungen.
Nachteil: Single Point of Failure. Wenn der Freelancer krank wird, im Urlaub ist oder kündigt — steht alles still. Kein Backup, kein Support-Team, keine Dokumentation.
3. Eigenes Entwicklerteam aufbauen
Die "richtige" Lösung — wenn Sie das Budget haben.
| Posten | Kosten/Jahr |
|---|---|
| 1 Fullstack-Entwickler (Gehalt) | €60.000 - 90.000 |
| Arbeitgeberkosten (30%) | €18.000 - 27.000 |
| Tools & Infrastruktur | €5.000 - 10.000 |
| Recruiting | €10.000 - 20.000 (einmalig) |
| Gesamt Jahr 1 | €93.000 - 147.000 |
Vorteil: Volle Kontrolle, internes Know-how, langfristig skalierbar.
Nachteil: Teuer, langsam aufzubauen, ein einzelner Entwickler deckt nicht Frontend + Backend + DevOps + Support ab. Und: Arbeitsrecht macht Trennung schwierig.
4. Agentic Development im Retainer
Der Ansatz, den wir bei Digitale Kumpel verfolgen: AI-Agenten bauen, menschliche Experten prüfen. Drei Phasen: Build, Operate, Grow.
| Phase | Kosten |
|---|---|
| Build (aktive Entwicklung) | €2.500 - 5.000/Monat |
| Operate (Hosting, Bugs, AI-Support) | €500/Monat |
| Grow (neue Features, zurück zu Build) | €2.500 - 5.000/Monat |
| Gesamt Jahr 1 (2 Mo Build + 10 Mo Operate) | €10.000 - 15.000 |
Vorteil: Schnell (Wochen statt Monate), günstig, alles inklusive (Hosting, Support, Docs, AI-Chat), jederzeit kündbar.
Nachteil: Funktioniert am besten für interne Tools und KMU-Projekte. Enterprise-Software mit Hunderten von Nutzern braucht andere Ansätze.
Der ehrliche Vergleich
| Agentur | Freelancer | Eigenes Team | Agentic Retainer | |
|---|---|---|---|---|
| Kosten Jahr 1 | €50-200k | €20-80k | €93-147k | €10-15k |
| Kosten ab Jahr 2 | €12-36k Wartung | Auf Zuruf | €78-117k | €6-9k Operate |
| Time-to-Launch | 3-6 Monate | 2-4 Monate | Monate (erst rekrutieren) | 2-6 Wochen |
| Support | Extra-Vertrag | Wenn verfügbar | Inklusive | AI-Chat + Bug Fixes |
| Dokumentation | Vielleicht | Selten | Vielleicht | Automatisch |
| Kündigung | Vertragslaufzeit | Sofort | Arbeitsrecht | Jederzeit |
| Hosting | Extra | Extra | Sie selbst | Inklusive |
Wann welches Modell?
Agentur wählen wenn:
- Budget >€100k, komplexes Enterprise-Projekt, regulierte Branche, mehrere Stakeholder
Freelancer wählen wenn:
- Klar definiertes, einmaliges Projekt, technisches Verständnis im Haus, Budget €20-50k
Eigenes Team aufbauen wenn:
- Software ist euer Kernprodukt, langfristig >3 Entwickler nötig, Budget für Recruiting und Gehälter da
Agentic Retainer wählen wenn:
- Internes Tool für 10-200 Nutzer, Budget €2.500-5.000/Monat, kein eigenes Dev-Team, schnelle Ergebnisse gewünscht, laufender Support wichtig
Die versteckten Kosten, die jeder vergisst
Egal welchen Weg Sie wählen — diese Kosten fallen immer an, werden aber selten eingeplant:
1. Der interne Admin — Selbst bei Fertigsoftware brauchen Sie jemanden, der sich auskennt. Bei Personio, bei SAP, bei jedem Tool. Rechnen Sie €5.000-15.000/Jahr anteilig.
2. Einarbeitung neuer Mitarbeitender — Jeder neue Kollege muss das Tool lernen. Wer erklärt es? Wer dokumentiert?
3. Security Updates — Software ohne Updates ist ein Sicherheitsrisiko. Wer kümmert sich?
4. Wenn der Admin kündigt — Plötzlich weiß niemand mehr, wie das Tool funktioniert. Dokumentation? Gibt es meistens nicht.
Bei einem Agentic Retainer mit AI-Support-Chat fallen Punkt 1, 2 und 4 weg — der Chat kennt das Tool und beantwortet Nutzerfragen sofort.
Ein konkretes Beispiel: Reisekosten-Tool
Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden braucht ein Reisekosten-Tool.
Fertigsoftware (z.B. Personio, SAP Concur):
- Lizenz: €3.000-10.000/Jahr
- Interner Admin (anteilig): €8.000/Jahr
- Passt nicht genau zum Prozess
- Total: ~€13.000/Jahr, nicht maßgeschneidert
Agentic Retainer bei Digitale Kumpel:
- Build (1-2 Monate): €2.500-5.000
- Operate (10 Monate): €5.000
- 100% maßgeschneidert, AI-Support für Nutzer
- Total: ~€10.000 Jahr 1, ~€6.000 ab Jahr 2
Günstiger, maßgeschneidert, und kein interner Admin nötig.
Fazit
Die Frage ist nicht "Was kostet Software?" sondern "Was kostet es, kein passendes Tool zu haben?" Excel-Listen, manuelle Prozesse, Workarounds — das kostet auch. Jeden Tag.
Wenn Sie ein internes Tool brauchen und kein sechsstelliges Budget haben: Schauen Sie sich unser Build-Operate-Grow-Modell an. 15 Minuten Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich.