Software kaufen oder selbst entwickeln? Entscheidungshilfe für KMU
Die Make-or-Buy-Frage für Software
Jedes Unternehmen steht irgendwann vor dieser Entscheidung: Fertigsoftware kaufen oder eigene Software bauen lassen? Beide Wege haben ihre Berechtigung — aber die falsche Entscheidung kostet richtig Geld.
Wann Fertigsoftware die richtige Wahl ist
Standardsoftware lohnt sich wenn:
- Das Problem ist Standard. Buchhaltung, E-Mail, CRM für 10 Vertriebler — dafür gibt es bewährte Tools.
- Sie sind bereit, sich anzupassen. Fertigsoftware gibt den Prozess vor. Wenn das zu Ihrem Unternehmen passt: perfekt.
- Das Budget ist unter €5.000/Jahr. Für kleine Teams gibt es günstige SaaS-Lösungen, die sofort funktionieren.
- Kein Wettbewerbsvorteil. Ihre Reisekostenabrechnung ist kein Differenzierungsmerkmal — da reicht Standard.
Typische Kosten für Standardsoftware
| Tool-Kategorie | Beispiele | Kosten/Jahr (50 MA) |
|---|---|---|
| HR & Personalverwaltung | Personio, HRworks | €3.000 - 15.000 |
| CRM | HubSpot, Pipedrive | €2.000 - 12.000 |
| Projektmanagement | Asana, Monday | €3.000 - 8.000 |
| ERP | SAP Business One, ERPNext | €5.000 - 50.000 |
| Reisekosten | SAP Concur, Circula | €2.000 - 8.000 |
Plus versteckte Kosten: Interner Admin (€5.000-15.000/Jahr anteilig), Einarbeitung, Anpassungen, Integrationen.
Wann Eigenentwicklung die richtige Wahl ist
Eigene Software lohnt sich wenn:
- Ihr Prozess ist einzigartig. Kein Standard-Tool bildet ab, wie Sie arbeiten. Sie biegen die Software um Ihre Prozesse herum — statt umgekehrt.
- Integration mit bestehenden Systemen. Sie brauchen eine Lösung, die nahtlos mit Ihrer Warenwirtschaft, Ihrem ERP oder Ihrer Produktionssteuerung zusammenspielt.
- Fertigsoftware ist zu viel. Sie brauchen 20% der Features, zahlen aber für 100%. Das klassische Beispiel: SAP für 80 Mitarbeitende.
- Wettbewerbsvorteil. Der Prozess, den die Software abbildet, ist Teil Ihres Geschäftsmodells.
- Datenschutz / Compliance. Sie wollen volle Kontrolle über Daten und Hosting.
Die Entscheidungsmatrix
Beantworten Sie diese fünf Fragen mit Ja oder Nein:
| Frage | Kaufen | Bauen |
|---|---|---|
| Gibt es ein Standard-Tool das 80%+ abdeckt? | Ja → Kaufen | Nein → Bauen |
| Sind Sie bereit, Prozesse an die Software anzupassen? | Ja → Kaufen | Nein → Bauen |
| Nutzen weniger als 20 Personen das Tool? | Ja → Kaufen | Nein → Prüfen |
| Brauchen Sie Integration mit internen Systemen? | Nein → Kaufen | Ja → Bauen |
| Ist der Prozess ein Wettbewerbsvorteil? | Nein → Kaufen | Ja → Bauen |
3+ mal "Bauen"? Dann sollten Sie über Eigenentwicklung nachdenken.
Der dritte Weg: Maßgeschneidert, aber bezahlbar
Die klassische Annahme ist: Fertigsoftware = günstig, Eigenentwicklung = teuer. Das stimmte — bis Agentic Development die Gleichung verändert hat.
Mit AI-Agenten, die den Code schreiben und menschlichen Experten, die prüfen und deployen, sind die Kosten für maßgeschneiderte Software drastisch gesunken:
| Fertigsoftware | Klassische Eigenentwicklung | Agentic Development | |
|---|---|---|---|
| Kosten Jahr 1 | €3.000-15.000 + Admin | €50.000-200.000 | €10.000-15.000 |
| Kosten ab Jahr 2 | €3.000-15.000 + Admin | €12.000-36.000 Wartung | €6.000-9.000 Operate |
| Passt zum Prozess? | Sie passen sich an | 100% maßgeschneidert | 100% maßgeschneidert |
| Time-to-Launch | Sofort | 3-6 Monate | 2-6 Wochen |
| Support | Ticket-System, Tage Wartezeit | Extra-Vertrag | AI-Chat, sofort |
| Kündigung | Jahresvertrag | Vertragslaufzeit | Jederzeit |
Drei echte Szenarien
Szenario 1: Reisekosten für 80 Mitarbeitende
Kaufen: SAP Concur, ~€8.000/Jahr + interner Admin. Überdimensioniert, komplexe Oberfläche.
Bauen lassen: Maßgeschneidertes Tool im Retainer. Build: 4 Wochen (€5.000), Operate: €500/Monat. Einfache Oberfläche, genau der Prozess den Sie brauchen.
Empfehlung: Bauen. Die Fertiglösung ist zu viel und zu teuer für den tatsächlichen Bedarf.
Szenario 2: CRM für 10 Vertriebler
Kaufen: HubSpot Free oder Pipedrive, €0-5.000/Jahr. Bewährt, sofort einsetzbar, viele Integrationen.
Bauen lassen: Eigenes CRM = Rad neu erfinden. Mindestens €30.000 Entwicklung für etwas, das HubSpot besser kann.
Empfehlung: Kaufen. Kein Wettbewerbsvorteil, bewährte Lösungen existieren.
Szenario 3: Gutachten-Management für Beratungsunternehmen
Kaufen: Es gibt kein Standard-Tool das Gutachtenerstellung, PDF-Rendering, Kunden-Zuordnung und Versand abdeckt.
Bauen lassen: Maßgeschneiderte Anwendung, die genau den Workflow abbildet. Build + Operate im Retainer.
Empfehlung: Bauen. Kein Standard-Tool passt.
Häufige Fehler bei der Entscheidung
1. Nur Lizenzkosten vergleichen. Die wahren Kosten von Fertigsoftware sind Lizenz + Admin + Einarbeitung + Workarounds. Bei Eigenentwicklung: Entwicklung + Hosting + Support.
2. "Wir wachsen da rein." Nein. Wenn die Software heute 20% Ihrer Anforderungen abdeckt, wird sie morgen nicht magisch 80% abdecken.
3. "Wir bauen es selbst mit No-Code." Funktioniert für Prototypen. Aber wer maintaint es? Wer fixt Bugs? Wer macht den Support?
4. Angst vor Vendor Lock-in bei Eigenentwicklung. Bei einem Retainer-Modell mit vollem Code-Eigentum gibt es kein Lock-in. Sie können jederzeit einen eigenen Entwickler draufsetzen.
Fazit
Die Entscheidung ist nicht schwarz-weiß. Aber als Faustregel:
- Standard-Prozesse → Fertigsoftware kaufen
- Einzigartige Prozesse → maßgeschneidert bauen lassen
- Unsicher? → [15 Minuten Erstgespräch](/interne-tools). Wir sagen ehrlich, ob Kaufen oder Bauen für Sie sinnvoller ist.